Protocolo uso del canal ético (canal de información o “de denuncias”)

I. Canal «de denuncias». Objeto

La organización MANUEL JÓDAR ASESORES, S.L.P. cuenta con un código ético, disponible en el departamento de Recursos Humanos, y un canal ético, (en lo sucesivo, «canal de denuncias») conforme prevén los arts. 5.2.h) e i) y 9 de la Ley 2/23, de 20 de febrero, reguladora de la protección  de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en lo sucesivo, Ley 2/23). El objeto del canal de denuncias es que los trabajadores, directivos, empleados y proveedores, puedan poner en conocimiento de las personas responsables de la gestión del canal cualquier irregularidad que detecten, en particular:

1. Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión
2. Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad
3. Infracciones del Derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo

Todo ello conforme a la normativa vigente y conforme al Código Ético anteriormente mencionado. No obstante, la existencia del canal de denuncias no obsta a la presentación de informaciones o denuncias por otros cauces distintos que el interesado considere de interés o más oportuno. Este Protocolo cumple la misión de ofrecer la información sobre el uso del mencionado canal, de forma clara y fácilmente accesible, incluyendo los principios esenciales del procedimiento de gestión.

II. Informaciones o denuncias

La información o denuncia puede realizarse con identificación del informante (denunciante), o incluso de forma anónima, en ambos casos mediante el buzón de Manuel Jódar asesores, S.L.P. disponible a través de:

• Correo electrónico remitido a: denuncias@mjodarasesores.com

• Correo postal dirigido a la dirección postal de la entidad Ind. Saprelorca, Edificio Torreoeste, pl. 7ª y 8ª, CP 30817, Lorca (Murcia), España y destinado a “Canal de información”.
• Llamada telefónica al responsable del Canal (Ramón Jódar Martínez), teléfono: 968 469 812.

En el caso de que el informante o denunciante opte por el anonimato, la persona informante no podrá recibir información de la evolución de la misma, sino que solo podrá conocer el estado de su denuncia, solicitando información a través del ID de seguimiento que se le facilitará al presentar la denuncia. Si el informante se identifica en la denuncia, podrá solicitar una reunión presencial, que tendrá lugar dentro del plazo máximo de 7 días (art.7.2 L 2/23)

III. Recepción de la denuncia: la generación del número de registro y las medidas de confidencialidad

El sistema de gestión de denuncias de Manuel Jódar asesores, S.L.P. ha sido aprobado por el Consejo de Administración con fecha 27 de noviembre de 2023, designando como responsable del sistema interno de información al departamento de Recursos Humanos de la entidad, siendo delegadas las facultades de gestión del sistema a Don Ramón Jódar Martínez. La recepción de la denuncia en nuestro canal ético generará un número de registro que servirá para identificar los hechos, las eventuales investigaciones internas y futura resolución, preservando la identidad tanto del denunciante como de los afectados. Las denuncias quedarán registradas en el libro-registro, donde se documentarán también las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad previstos legalmente. Este libro-registro no será público y únicamente a petición razonada de la Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido registro. Asimismo, Manuel Jódar Asesores, S.L.P., garantiza que tanto el informante como las personas afectadas por la denuncia tendrán derecho a la preservación de su identidad, en los términos previstos en el artículo 32 de la  Ley 2/23. Además,  las  personas informantes cuentan con una serie de derechos, cuando las informaciones que proporcionen cumplan con los requisitos de los artículos 2 y 35 de esa norma, entre los que destaca la prohibición de represalias (artículo 36). Para Manuel Jódar Asesores, S.L.P. son también de gran relevancia las medidas de apoyo y de protección frente a las represalias que la Ley recoge en sus artículos 37 y 38.

IV. Acuse de recibo

En el plazo máximo de 7 días [art. 9.2.c), Ley 2/23] , el informante que se haya identificado, recibirá acuse de recibo en el correo proporcionado en el momento de efectuarla. En el caso de denuncia anónima, el informante recibirá un código de denuncia al momento de efectuarla. Ese código le permitirá mediante consulta directa al responsable del canal, conocer el estado de tramitación de su denuncia y a los comentarios y solicitudes de información que el gestor del canal le haya, en su caso, requerido.

V. Triaje o análisis inicial de la denuncia

Una vez recibida la denuncia, se efectuará la primera valoración sobre si la denuncia está fundada o hay sospechas de que pueda ser una conducta delictiva y/o pueda ocasionar daños que  requieran acciones inmediatas para proteger al denunciante, a terceros o a la propia organización. En su caso, si se considera necesario, podrá procederse a la solicitud a la persona informante de información adicional. En todo caso, Manuel Jódar asesores, S.L.P. hace saber que, en el caso de que la conducta denunciada pudiera ser constitutiva de delito, se procederá a su comunicación inmediata al Ministerio Fiscal o remisión a otra Autoridad u Organismo que pudiera resultar competente para la tramitación de la comunicación. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea. No obstante, en el caso de que la denuncia no sea anónima, debe tenerse en cuenta que la identidad del denunciante será preservada y solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

VI. Derechos de la persona afectada

En todo caso, Manuel Jódar asesores, S.L.P. hace saber que la persona afectada por la información o denuncia tendrá derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Esta comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.

VII. Investigaciones internas

A través de las investigaciones internas, Manuel Jódar asesores, S.L.P. busca clarificar si los hechos objeto de denuncia son veraces, de modo que deban conllevar algún tipo de consecuencia o acción correctiva. Para ello, contará con un investigador, que actuará con todas las garantías de confidencialidad, imparcialidad y ausencia de conflictos de interés. La resolución que adopte el equipo de investigación se adoptará de manera motivada. Se acordará la inadmisión de la denuncia en los siguientes casos:

1. Cuando los hechos sobre los que verse la información sean absolutamente inverosímiles;
2. Cuando dichos hechos no supongan infracción alguna, ni del ordenamiento jurídico, ni contravengan el Código Ético ni ninguna de las políticas, normas o acuerdos internos o procedimientos de Manuel Jódar asesores, S.L.P.; o incluso siéndolo, no supongan una afectación real al interés general o al correcto funcionamiento de la
3. Cuando existan indicios racionales de que los datos en los que se basa la denuncia se han obtenido de manera ilícita;
4. Cuando la denuncia sea mera reproducción de otra anterior previamente inadmitida o debidamente investigada.

La inadmisión será notificada al denunciante en el plazo de siete días naturales, salvo que la denuncia sea anónima o el denunciante hubiera renunciado a recibir comunicaciones. En todo caso, quedará constancia de ello en el libro-registro de denuncias de Manuel Jódar asesores, S.L.P. Por el contrario, en caso de que el equipo de investigación decida que la denuncia ha de ser tramitada, dejará asimismo constancia, a los efectos oportunos. La admisión de la denuncia será notificada al denunciante por los mecanismos citados en el apartado II de este Protocolo.

VIII. Plazo para tomar una decisión

El equipo investigador deberá emitir su decisión en el plazo máximo de tres meses a contar desde la recepción de la denuncia o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

IX. Contenido de la decisión

En caso de que las investigaciones internas concluyan que se detecta infracción, y previas, en su caso, las comunicaciones de pasos intermedios que hayan sido precisas con el denunciante y afectados, Manuel Jódar asesores, S.L.P. adoptará las medidas necesarias, proporcionadas y suficientes para resolver el eventual conflicto, así como para monitorizar que no vuelva a suceder, conforme al Código Ético, políticas, normas o acuerdos internos o procedimientos de la entidad. En su caso, podrán impone las sanciones internas acordes a dichas reglas de referencia. Por el contrario, cuando las investigaciones concluyan que no se detecta infracción alguna, el investigador o investigadores motivarán su decisión, y Manuel Jódar asesores, S.L.P. protegerá en todo caso la información y custodia de los documentos recibidos . En ambos casos, la decisión deberá incorporar los siguientes extremos:

1. Código de identificación de la denuncia y fecha de su recepción;
2. Exposición de los hechos denunciados;
3. Actuaciones de investigación realizadas para con el fin de esclarecer los hechos, la valoración de las pruebas practicadas y de los indicios obtenidos;
4. Conclusiones de las
5. En su caso, medidas a

Cuando la denuncia haya generado la apertura de un expediente administrativo o procedimiento judicial, Manuel Jódar asesores, S.L.P. se compromete asimismo a monitorizar los resultados de las investigaciones administrativas, judiciales o policiales.

X. Archivo y supresión de datos

Transcurridos 3 meses desde la recepción de la comunicación sin que se hayan iniciado actuaciones de investigación, Manuel Jódar asesores, S.L.P. procederá a la supresión de los datos personales de la denuncia, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema (art. 32.4 L 2/23). En todo caso, Manuel Jódar asesores, S.L.P. procederá al archivo del expediente generado por la denuncia, en los siguientes supuestos:

1. No ha habido que tomar medidas;
2. De los hechos no se desprende que haya que investigar;
3. Hay que acudir a otro procedimiento (judicial, policial…);
4. La investigación ha finalizado (con infracción detectada o no).

La documentación de las investigaciones realizadas podrá incluir, entre otras, las siguientes cuestiones: hallazgos, medidas adoptadas, lecciones aprendidas, etc.

XI. Documentación en el libro-registro

Manuel Jódar asesores, S.L.P. se compromete a documentar en el libro-registro de denuncias las informaciones recibidas y las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad legalmente previstos (art. 26, L. 2/23). Esta documentación incluirá:

1. Fecha de conclusión del expediente;
2. Quién aprueba la conclusión;
3. Qué medidas se adoptaron;
4. Evidencias

XII. Medidas de protección del denunciante/informante.

En los procedimientos de recepción, gestión y tramitación de las denuncias y/o comunicaciones, así como en las investigaciones internas que se deriven de las mismas se aplicarán los siguientes principios y garantías.

1. Prohibición de Represalias.

  Aquellas personas que formulen cualquier clase de denuncia según lo aquí previsto y de buena fe, están protegidos frente a cualquier tipo de represalia, discriminación y penalización por motivo de la denuncia que haya presentado. Manuel Jódar asesores, S.L.P. sancionará cualquier tipo de represalia contra cualquier denunciante de buena fe, entendiendo por represalia, entre otros y a modo de ejemplo:

1. Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal tras superar el periodo de prueba.
2. Terminación o anulación de contratos de bienes o
3. Imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de
4. La no conversión de un contrato temporal en indefinido si el trabajador tenía expectativas legítimas.
5. Daños o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u
6. Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o
7. Inclusión en listas negras que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o
8. Denegación o anulación de una licencia o
9. Denegación de formación.
10. Discriminación o trato desfavorable o

La persona que entienda que se ha tomado alguna represalia en su contra como consecuencia de haber presentado una denuncia/comunicación podrá ponerlo en conocimiento de la Empresa, a través de este mismo Sistema, que estudiará el caso y tomará las medidas adecuadas para prevenirla o en su caso corregirla. La prohibición de represalias prevista en los párrafos anteriores no impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la denuncia es falsa y que la persona que la ha realizado era consciente de su falsedad, habiendo actuado, de mala fe.

2. Confidencialidad.

  La persona Responsable del Sistema observará el más estricto secreto sobre la identidad de denunciantes y denunciados, cuando tenga conocimiento de dichas identidades. Quedan exceptuadas las comunicaciones necesarias para el desempeño de las funciones previstas en esta Política o por requerimiento de las autoridades judiciales. Para el supuesto de que algún asesor externo participe en la investigación de los hechos, estará sujeto a la misma obligación de confidencialidad y secreto profesional.

3. Anonimato.

  Con el Sistema Interno de Información implantado se asegura a los denunciantes la posibilidad de formular denuncias anónimas dado que el formulario de denuncia a rellenar no obliga a identificarse. En su caso, si voluntariamente se identifica, los datos personales se tratarán en base al consentimiento y aceptación tanto de la presente Política como de la cláusula de protección de datos del canal.

4. Celeridad.

Se evitarán dilaciones injustificadas en el desarrollo del proceso de investigación y hasta la resolución de la denuncia. No obstante, cuando las circunstancias lo justifiquen, podrá prorrogarse el período de investigación hasta noventa días adicionales.

5. Medidas ante situaciones de conflicto de intereses.

  En el caso de que los hechos comunicados afecten directamente a un destinatario o receptor de las denuncias, uno o varios miembros del comité de cumplimiento normativa, o de cualquier forma puedan generar un conflicto de interés para alguna de estas personas, la persona afectada deberá abstenerse de intervenir en el procedimiento de tramitación y gestión de la denuncia, según el procedimiento que se describe a continuación. Se entenderá que existe conflicto de intereses en aquellos casos en los que los intereses particulares de alguna de estas personas puedan limitar su capacidad de llevar a cabo, con la debida objetividad, neutralidad e imparcialidad, la tramitación e instrucción de las denuncias. Como consecuencia de lo anterior, si la persona denunciante sospechara que los hechos pudieran implicar una situación de conflicto de interés, deberá comunicarlo a la Gerencia de la empresa y una vez verificada la existencia de dicho conflicto, se encomendará a un experto externo la tramitación e instrucción de la denuncia.

XIII. Protección de datos personales.

El objetivo de la presente clausula es informar a los comunicantes del tratamiento de los datos que se llevará a cabo para la gestión y tramitación de las denuncias presentadas a través del mismo. A estos efectos, los criterios de privacidad del Canal Ético se encontrarán asimismo definidos en la página web corporativa. Para la correcta configuración y diseño del Canal Ético, la Empresa da pleno cumplimiento a la normativa aplicable en materia de protección de datos; de manera especial el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y a su normativa de desarrollo. Igualmente, los canales éticos han sido diseñados de conformidad con la L.O. 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de datos Personales y Garantía de Derechos Digitales. Los datos personales recabados en el marco del presente Sistema o Canal de denuncias:

• Se limitarán a los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados.
• Serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la denuncia.
• No se utilizarán para fines
• Serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas

La Empresa se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos recabados al objeto de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados. A estos efectos se han adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de todos los datos y se asegurará de que los datos relativos a la identidad del denunciante no sean divulgados al denunciado durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades judiciales competentes.

Tratamiento de los datos personales.

  Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas sólo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. En ningún caso se podrán conservar los datos por un periodo superior a 10 años. Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la empresa o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones investigadas, procediéndose en su caso a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación del Sistema. Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de estos. Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se conservará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la L.O. 3/2018, de 5 de diciembre. La Compañía se compromete a tratar en todo momento los datos de carácter personal de forma absolutamente confidencial y de acuerdo con las finalidades previstas en este procedimiento, adoptando las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, todo ello en cumplimiento de los dispuesto en la legislación sobre protección de datos personales aplicable en cada momento. Las personas que efectúen una comunicación a través de los canales deberán garantizar que los datos personales proporcionados son verdaderos, exactos, completos y actualizados.

Finalidad del Canal Ético.

  Este canal ético o Sistema Interno de Información es confidencial y/o anónimo y va dirigido a empleados, clientes y otros grupos de interés vinculados a la Empresa. Su objetivo es dar una respuesta rápida y adecuada a cualquier duda, discrepancia, irregularidad o incumplimiento de la legislación vigente, de nuestras políticas y normas internas y de los compromisos voluntariamente adquiridos por Manuel Jódar Asesores, S.L.P. El Sistema puede ser utilizado para comunicar cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión, así como para comunicar cualesquiera acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, así como para comunicar en general cualquier incumplimiento normativo del que sea conocedor. Los datos personales se recaban con la finalidad de dar trámite a la denuncia/comunicación presentada e investigar los hechos que se comuniquen, siguiendo el procedimiento establecido anteriormente.

Legitimación.

  La legitimación para el tratamiento de datos se basa en la obligación legal aplicable al responsable de tratamiento, en virtud de lo establecido en el artículo 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.

Destinatarios.

  Los usuarios de los canales podrán en cualquier momento ejercitar sus derechos de acceso a sus datos personales, rectificación, supresión (derecho al olvido), limitación de tratamiento, oposición, portabilidad y a no ser objeto de decisiones individualizadas. En determinadas circunstancias, el interesado podrá solicitar la limitación del tratamiento de sus datos en cuyo caso únicamente serán conservados para el ejercicio o defensa de las reclamaciones. Para ejercitar sus derechos el interesado podrá dirigir escrito a Pol. Ind. Saprelorca, Edificio Torreoeste, pl. 7ª y 8ª, 30817, Lorca (Murcia), España, o también puede enviar un email a miguel@mjodarasesores.com, solicitando el correspondiente formulario para el ejercicio del derecho elegido. Además, la persona interesada puede dirigirse a la Autoridad de Control en materia de Protección de Datos (www.aepd.es) competente para obtener información adicional o presentar una reclamación.